Politika zaštite osobnih podatka klijenata

UVODNE ODREDBE

Kompas d.o.o. pridaje posebnu pažnju zaštiti osobnih podataka, u skladu s najboljom poslovnom praksom i važećim hrvatskim i europskim propisima, uključujući i Opću uredbu o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016.)

Cilj ove politike je pružiti svim zainteresiranim stranama sve potrebne informacije o načinu obrade i zaštite osobnih podataka i pravima koje ispitanici u vezi obrade osobnih podataka imaju.

VODITELJ OBRADE

Voditelj obrade je Kompas d.o.o. sa sjedištem u Dubrovniku, Dr. Ante Starčevića 45, OIB: 13785319050. Imamo službenika za zaštitu osobnih podataka koga možete kontaktirati putem e-maila: zastita.osobnih.podataka@kompas-travel.com ili na adresu Službenik za zaštitu osobnih podatka, Kompas d.o.o., Mate Vlašića 20, Poreč.

PODRUČJE PRIMJENE

Politika se primjenjuje na sve osobne podatke klijenata koje Kompas d.o.o. obrađuje i podataka koje obrađuju Kompasovi partneri u ime i za potrebe Kompasa.

Ispitanik je pojedinac čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi, a čiji se osobni podaci obrađuju; pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca.

Osobni podatak je svaki podatak koji se odnosi na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi.

Obrada podataka znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka.

PRAVNA OSNOVA ZA OBRADU OSOBNIH PODATAKA

Vaše osobne podatke obrađujemo jer nam zakonski propisi nalažu određena postupanja, ili jer je obrada nužna za izvršavanje ugovora, ili kako bi se poduzele radnje prije sklapanja ugovora, ili kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe ili temeljem naših legitimnih interesa, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode pojedinaca koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka. Ukoliko osobne podatke ne možemo obrađivati temeljem propisanih pravnih osnova propisanih obvezujućim propisima zatražit ćemo vašu privolu. Ako se podaci obrađuju u drugu svrhu, prije obrade pružit ćemo vam informacije o toj drugoj svrsi te sve druge relevantne informacije.

NAČELA OBRADE OSOBNIH PODATAKA

Zakonita, poštena i transparentna obrada

Podatke obrađujemo u skladu s važećim propisima koji se odnose na obradu osobnih podataka i u skladu s najboljom poslovnom praksom zaštite podataka.

Načelo transparentnosti očituje se u tome da obavještavamo ispitanike kako se osobni podaci koji se odnose na ispitanike prikupljaju, upotrebljavaju, daju na uvid ili na drugi način obrađuju, kao i do koje se mjere ti osobni podaci obrađuju ili će se obrađivati. Načelom transparentnosti traži se da svaka informacija i komunikacija u vezi s obradom tih osobnih podataka bude lako dostupna i razumljiva te da se upotrebljava jasan i jednostavan jezik. To se načelo osobito odnosi na informacije ispitaniku o identitetu voditelja obrade i svrhama obrade te daljnje informacije radi osiguravanja poštenosti i transparentnosti obrade s obzirom na pojedince o kojima je riječ i njihovo pravo da dobiju potvrdu i na obavijest o osobnim podacima koji se obrađuju, a koji se odnose na ispitanike.

Poduzimamo svaki razumno opravdani korak radi osiguravanja da se netočni osobni podaci isprave ili izbrišu. Osobne podatke obrađujemo uz odgovarajuće poštovanje sigurnosti i povjerljivosti osobnih podataka, što obuhvaća i sprječavanje neovlaštenog pristupa osobnim podacima i opremi kojom se koristi pri obradi podataka ili njihove neovlaštene upotrebe.

Obrada u skladu sa svrhom prikupljanja podataka

Prikupljene podatke obrađujemo samo u skladu sa svrhom za koje su ti podaci prikupljeni.

Ograničenje količine podataka

Prikupljamo i obrađujemo samo one podatke koji su nužni za postizanje svrhe obrade.

Ograničavanje vremena obrade i čuvanja podataka

Podatke obrađujemo i čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrhe za koju su podaci prikupljeni ili koliko nalažu primjenjivi propisi.

Određene osobne podatke čuvamo u vremenskom periodu koji propisuje zakon odnosno propis koji nas obvezuje na čuvanje podataka.

Također, rokovi pohrane podataka ovise o interesu naših klijenata da se kontaktiranje izvrši putem kontakt podataka koji su ujedno i osobni podaci ispitanika.

U pravilu, osobne podatke čuvamo šest godina od vremena izvršenja usluge, ako zakonskim propisima nije drugačije određeno. Ako podatke obrađujemo na temelju privole ispitanika, podatke čuvamo sve dok ispitanik ne povuče privolu.

Podaci iz sustava videonadzora redovito se brišu, a čuvaju se najviše šest mjeseca osim u slučajevima kada su nužni za vođenje postupaka pred nadležnim tijelima.

Točnost podataka

Posebnu pažnju pridajemo točnosti prikupljenih podataka. Ispitanik u svakom trenutku ima pravo uvida u podatke i ispravka svojih podataka.

Poduzimamo svaku razumnu mjeru radi osiguravanja da se osobni podaci koji nisu točni bez odlaganja isprave.

Ograničavanje vremena obrade i čuvanja podataka

Podatke obrađujemo i čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrhe za koju su podaci prikupljeni ili koliko nalažu primjenjivi propisi.

Određene osobne podatke čuvamo u vremenskom periodu koji propisuje zakon odnosno propis koji nas obvezuje na čuvanje podataka.

Sigurnost osobnih podataka

Pridajemo najveću moguću pažnju sigurnosti osobnih podataka. U tome nam pomaže sustav upravljanja kvalitetom poslovanja potvrđen ISO 9001 certifikatom i interne sigurnosne procedure.

PRAVA ISPITANIKA

U skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka, ispitanik ima sljedeća prava:

Pravo na pristup podacima

Ispitanik ima pravo dobiti potvrdu obrađujemo li njegove osobne podatke, te ako obrađujemo, ima pravo pristup osobnim podacima i  sljedećim informacijama: o svrsi obrade, o kategoriji osobnih podataka koje obrađujemo, o primateljima ili kategorijama primatelja podataka koje obrađujemo, o predviđenom razdoblju u kojem će podaci biti pohranjeni ili kriterijima za utvrđivanje tog razdoblja, o pravu da zatraži ispravak, brisanje i ograničenje obrade podataka ili pravu na prigovor na takvu obradu, o pravu na podnošenje tužbe nadzornom tijelu, informacije o izvoru podataka ako podaci nisu prikupljeni od ispitanika, informacije o sustavu za automatizirano odlučivanje, poput izrade profila, o zaštitnim mjerama ako se podaci prenose u treću zemlju.

Kompas d.o.o. osigurava kopiju osobnih podataka koji se obrađuju. Za sve dodatne kopije koje zatraži ispitanik Kompas d.o.o. može naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova. Ako ispitanik podnese zahtjev elektroničkim putem te osim ako ispitanik zatraži drukčije, informacije se pružaju u uobičajenom elektroničkom obliku. Vaše pravo na dobivanje kopije ostvaruje se u onoj mjeri u kojoj neće negativno utjecati na prava i slobode drugih.

Pravo na ispravak

Ispitanik ima pravo ishoditi ispravak netočnih podataka koji se na njega odnose.

Uzimajući u obzir svrhe obrade, ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke.

Pravo na brisanje

Ispitanik ima pravo ishoditi brisanje podataka koji se na njega odnose, ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:

1. osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili na drugi način obrađeni,
2. ispitanik je povukao privolu na kojoj se obrada temelji i ako ne postoji druga pravna osnova za obradu,
3. ispitanik je uložio prigovor na obradu, osobito ako je ispitanik dijete,
4. osobni podaci nezakonito su obrađeni,
5. osobni podaci moraju se brisati radi poštovanja pravne obveze iz prava Unije ili prava Republike Hrvatske,

Pravo na ograničenje obrade

Ispitanik ima pravo ishoditi ograničenje obrade podataka, ako je ispunjeno jedno od sljedećeg:

6. ispitanik osporava točnost osobnih podataka, na razdoblje kojim se voditelju obrade omogućuje provjera točnosti osobnih podataka,
7. obrada je nezakonita i ispitanik se protivi brisanju osobnih podataka te umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe,
8. voditelj obrade više ne treba osobne podatke za potrebe obrade, ali ih ispitanik traži radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva,
9. ispitanik je uložio prigovor na obradu očekujući potvrdu nadilaze li legitimni razlozi voditelja obrade razloge ispitanika.

Pravo na prenosivost podataka

Ispitanik ima pravo zaprimiti podatke koje nam je dostavio u strukturiranom, uobičajenom i strojno čitljivom formatu te ih prenijeti drugom voditelju obrade bez ometanja od strane Kompasa.

Pravo na prigovor

Ispitanik ima pravo u svakom trenutku pravo na prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega.

Ispitanik ima pravo u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega za potrebe na izravni marketing, , što uključuje izradu profila u mjeri koja je povezana s takvim izravnim marketingom, a u kom slučaju podatke više nećemo koristiti u tu svrhu.

Automatizirano donošenje odluka uključujući izradu profila

Ispitanik ima pravo da se na njega ne odnose odluke temeljene na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila.

NAČIN PRIKUPLJANJA OSOBNIH PODATAKA

Podatke o ispitanicima prikupljamo na sljedeće načine:

Prikupljanje podataka u poslovnicama

Prilikom izrade rezervacije ili ponude, tražimo od ispitanika osobne podatke potrebne za rezervaciju ili ponudu.

Ispitanik svoje podatke može ostaviti osobno, ili u ime ispitanika to može napraviti druga osoba, ili nam ispitanik podatke može javiti telefonom ili mailom.

Prikupljanje podataka putem weba

Na našim web stranicama prilikom izrade rezervacije ili upita za ponudom, prikupljamo podatke potrebne za izradu rezervacije ili ponude.

Ispitanik nam podatke dostavlja putem obrasca na web stranicama.

Privola ispitanika

Privola ispitanika znači svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose.

Bez privole ispitanika nikad nećemo upotrebljavati osobne podatke ispitanika ni u kakve svrhe za koje je prema važećim propisima nužna privola.

Ispitanik ima pravo u bilo kojem trenutku povući privolu, na gore opisani način. Takvo povlačenje neće utjecati na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja.

Ako u postupku povlačenja privole imate pitanja, slobodno kontaktirajte Kompas putem e-maila: zastita.osobnih.podataka@kompas-travel.com ili na adresu Izidora Kršnjavoga 1, Hotel Westin, Zagreb.

VRSTE OSOBNIH PODATAKA KOJE PRIKUPLJAMO

Prikupljamo oosbne podatke temeljem prethodno navedenih pravnih osnova.

Podaci koje prikupljamo su primjerice ime i prezime, datum rođenja djece radi ostvarivanja popusta, broj telefona i e-mail adresu radi kontakta, lokacija, spol, državljanstvo, broj putovnice ili drugog odgovarajućeg osobnog dokumenta tamo gdje je to potrebno radi izvršenja zakonskih obveza (npr. kod prelaska granice), broj kredine kartice ili podatke o drugom sredstvu plaćanja.

Zbog prirode putničkih usluga može se dogoditi potreba za obradom posebno zaštićenih kategorija osobnih podataka koji otkrivaju, primjerice, vjerska ili filozofska uvjerenja, i podataka koji se odnose na zdravlje ispitanika i to isključivo u svrhu izvršenja ugovora između Kompasa i ispitanika, odnosno obavljanja radnji koje prethode sklapanju ugovora. Smatrat će se da je ispitanik koji je Kompasu dao podatak iz posebne kategorije osobnih podataka time izričito iskazao svoju privolu na obradu takvih podatak.

Posebne kategorije možemo obrađivati i kada:

– obrada je nužna za potrebe izvršavanja obveza i ostvarivanja posebnih prava voditelja obrade ili ispitanika u području radnog prava i prava o socijalnoj sigurnosti te socijalnoj zaštiti u mjeri u kojoj je to odobreno,

– obrada je nužna za zaštitu životno važnih interesa ispitanika ili drugog pojedinca ako ispitanik fizički ili pravno nije u mogućnosti dati privolu,

– obrada se odnosi na osobne podatke za koje je očito da ih je objavio ispitanik,

– obrada je nužna za uspostavu, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva ili kad god sudovi djeluju u sudbenom svojstvu,

– obrada je nužna za potrebe značajnog javnog interesa na temelju prava EU ili nacionalnog prava koje je razmjerno željenom cilju te kojim se poštuje bit prava na zaštitu podataka i osiguravaju prikladne i posebne mjere za zaštitu temeljnih prava i interesa ispitanika,

– obrada je nužna u svrhu javnog interesa u području javnog zdravlja kao što je zaštita od ozbiljnih prekograničnih prijetnji zdravlju ili osiguravanje visokih standarda kvalitete i sigurnosti zdravstvene skrbi te lijekova i medicinskih proizvoda, na temelju prava EU ili nacionalnog prava kojim se propisuju odgovarajuće i posebne mjere za zaštitu prava i sloboda ispitanika, posebno čuvanje profesionalne tajne,

SVRHA PRIKUPLJANJA OSOBNIH PODATAKA

Osobne podatke prikupljamo u sljedeće svrhe:

Radi izvršenja ugovora ili pripreme za izvršenje ugovora

Osobne podatke prikupljamo kako bismo mogli izvršiti uslugu prema ispitaniku ili kako bismo mogli napraviti ponudu za uslugu ispitaniku te kako bismo mogli odgovoriti na upite ispitanika.

Radi obavještavanja klijenata o uslugama i proizvodima

Ako je ispitanik dao privolu, podatke ispitanika možemo upotrebljavati kako bismo ispitanika upoznali s našim uslugama i proizvodima koji mogu biti zanimljivi ispitaniku.

Za interne potrebe

Podatke ispitanika obrađujemo radi poštivanja zakonskih propisa, radi ispunjenja prava i obveza iz ugovornih odnosa, radi naših legitimnih interesa i drugih pravnih osnova. To na primjer može uključivati čuvanje podataka ispitanika kako bismo na najbolji način mogli odgovoriti na eventualne prigovore klijenata, upotrebu podataka klijenata radi sprječavanja, otkrivanja i procesuiranja zloupotreba na štetu klijenata ili Kompasa, osiguravanja sigurnosti zaposlenika, klijenata, proizvoda i usluga Kompasa, kreiranja usluga i ponuda koje odgovaraju potrebama i željama klijenata, osiguravanja vrhunskog korisničkog iskustva, personalizirane korisničke podrške, istraživanja i analize tržišta provođenjem anketa, optimizacije prodajnih kanala itd.

Telefonski razgovori ispitanika i djelatnika Kompasa mogu biti snimani i dalje se upotrebljavati u svrhe unaprjeđenja kvalitete rada djelatnika Kompasa, rješavanja mogućih prigovora klijenata kao i u sigurnosne svrhe, o čemu će ispitanik biti obaviješten prije početka razgovora. Pravna osnova za obradu podataka u ove svrhe jest legitiman interes Kompasa, osim kad su od tog interesa jači interes ili temeljna prava i slobode koje zahtijevaju zaštitu podataka ispitanika i/ili pravna osnova zaštite ključnih interesa ispitanika ili druge fizičke osobe.

U svrhu ispunjenja zakonskih obveza

Na temelju pisanog zahtjeva utemeljenog na važećim propisima, Kompas je nadležnim državnim tijelima (npr. sudovima, policiji, turističkoj inspekciji itd.) obvezan dostaviti ili omogućiti pristup određenim osobnim podacima ispitanika.

Pravna osnova za obradu podataka u ove svrhe jest ispunjavanje zakonskih obveza Kompasa.

Ako je pokrenut sudski, upravni ili izvansudski postupak, osobni se podaci mogu pohraniti do kraja takvog postupka, uključujući i moguće razdoblje za izjavljivanje pravnih lijekova.

ČUVANJE OSOBNIH PODATAKA

Obrađivat ćemo prikupljene podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za gore navedene svrhe, odnosno dok ne povučete vašu privolu. Ako je pokrenut sudski, upravni ili izvansudski postupak, osobni se podaci mogu pohraniti do kraja takvog postupka, uključujući i moguće razdoblje za izjavljivanje pravnih lijekova.

Kompas će određene osobne podatke čuvati u vremenskom periodu koji propisuje zakon odnosno propis koji obvezuje Kompas na čuvanje podataka.

PROSLJEĐIVANJE PODATAKA

Podatke ispitanika prosljeđujemo trećim stranama u sljedećim slučajevima:

U svrhu izvršenja ugovora ili priprema za izvršenje ugovora s ispitanikom

Podatke prosljeđujemo trećim stranama, kad je to potrebno da bismo ispitaniku pružili ugovorenu uslugu ili tražene informacije. To na primjer uključuje slanje podataka ispitanika hotelu ili prijevozniku, koji se može nalaziti unutar RH, unutar EU i izvan EU, kada je to potrebno da bi se izvršila usluga ili napravila ponuda za uslugu.

Kada je ispitanik dao privolu

Podatke prosljeđujemo trećoj strani ako je to potrebno za svrhu za koju je ispitanik dao izričitu privolu.

Kada za obavljanje pojedinih poslova angažiramo podizvođače

Ako za obavljanje pojedinih poslova angažiramo podizvođače kao izvršitelje obrade, u tom slučaju prosljeđujemo osobne podatke podizvođaču. Pritom koristimo podizvođače isključivo s prostora EU i ti podizvođači rade isključivo po nalogu Kompasa i po ugovoru sklopljenom s Kompasom, što osigurava mjere zaštite podatka kao da podatke obrađuje Kompas.

Pristup osobnim podacima ispitanika mogu imati konzultanti s kojima surađujemo na održavanju našeg poslovnog sustava. Moguće je da osobne podatke dijelimo s našim povjerljivim partnerima koji nam pružaju, primjerice IT podršku, a djeluju izvan Kompasa. S navedenim pružateljima podrške imamo odnos povjerenja te smo ih obvezali na adekvatnu zaštitu osobnih podataka ispitanika.

ZAŠTITA OSOBNIH PODATAKA

U svrhu zaštite osobnih ispitanika klijenata koristimo najbolje poslovne prakse u području turizma i informacijsko-komunikacijskih tehnologija. Kontinuirano prilagođavamo naše interne procese kako bismo postigli optimalnu razinu zaštite osobnih podataka. Pritom koristimo različite organizacijske mjere i tehnička sredstva zaštite podataka ispitanika od neovlaštenog uvida, promjene, gubitka, krađe ili druge zloupotrebe podataka.

Pristup podacima imaju osobe koje razumiju potrebu zaštite i sigurnosti podataka te koje podliježu obvezi čuvanja tajne.

KONTAKT

Ispitanik može ostvariti svoja prava iz Opće uredbe o zaštiti podataka podnošenjem zahtjeva na adresu elektroničke pošte zastita.osobnih.podataka@kompas-travel.com ili na adresu Službenik za zaštitu osobnih podatka, Kompas d.o.o., Mate Vlašića 20, Poreč.

Ako klijent sumnja na povredu svojih osobnih podataka, može poslati prijavu na adresu elektroničke pošte zastita.osobnih.podataka@kompas-travel.com ili na adresu Službenik za zaštitu osobnih podatka, Kompas d.o.o., Mate Vlašića 20, Poreč.

Ako smatrate da su Vaša prava povrijeđena imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka.

IZMJENE, DOPUNE I PRIJELAZNE ODREDBE POLITIKE

Politika stupa na snagu i počinje se primjenjivati na dan objave te je dostupna na internetskim stranicama i na prodajnim mjestima Kompasa. O mogućim izmjenama i dopunama Politike ispitanici će biti pravovremeno obaviješteni, uključujući i putem objave na internetskim stranicama. Pravo na prenosivost osobnih podataka, brisanje podataka i ograničenje obrade osobnih podataka ispitanik ima najkasnije od početka primjene Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka, tj. od 25. svibnja 2018. godine.